Membangun Birokrasi Digital
Salah satu kelemahan birokrasi dalam mempercepat perubahan menuju birokrasi digital, adalah adanya berbagai peraturan dan mandat serta sikap mental (mental block) yang ada di masing masing instansi.
Heryunanto
Tidak bisa dihindari dan ditunda lagi, Indonesia harus melompat menuju pemerintahan berbasis digital. Perkembangan digitalisasi di sektor swasta dan juga di sektor publik di beberapa negara sudah sangat pesat dan terhubung dengan tuntutan Revolusi Industri 4.0.
Hal tersebut melahirkan Governance 4.0 yaitu kondisi birokrasi yang ditandai dengan kecepatan dan konvergensi dalam semua urusan, baik dalam pemerintahan, pembangunan, maupun dalam pelayanan publik.
Pada sisi lain, karakteristik birokrasi Indonesia saat ini pada dasarnya masih berada pada level Governance 1.0 yang ditandai dengan orientasi politik yang masih tinggi, tumpang tindih berbagai program dan kegiatan antar instansi, dan berbagai proses bisnis yang manual dan terfragmentasi. Perkembangan konvergensi teknologi saat ini memberikan kesempatan yang besar bagi Indonesia untuk melompat menuju Governance 4.0. Apakah mungkin hal ini terjadi?
Fragmentasi data dan sistem
Ada beberapa masalah dasar menuju birokrasi digital. Pertama, tidak adanya standar struktur dan metadata di kementerian/lembaga/pemerintahan daerah (K/L/pemda) atau bahkan di tiap unit/bagian di instansi pemerintah tersebut. Hal ini menciptakan struktur data yang berbeda untuk jenis data yang sama sehingga tidak bisa menjadi dasar satu data untuk berbagai proses pengambilan keputusan, kebijakan dan program/kegiatan pembangunan antar K/L/pemda.
Beragamnya data yang ada saat ini menyebabkan sulitnya membangun sistem birokrasi digital yang terintegrasi antar berbagai instansi pemerintah.
Integrasi berbagai program pembangunan, pemerintahan dan pelayanan publik digital membutuhkan Satu Data Indonesia (SDI) yang disertai dengan pengaturan dan pengelolaan sistem keamanan agar data itu bisa terlindungi dengan baik dan tidak mudah diretas.
Permasalahan terkait data saat ini adalah bahwa data yang ada di berbagai sistem aplikasi pemerintahan sering kali menimbulkan redundansi, tidak memiliki referensi yang sama, tidak akurat dan memiliki beragam standar. Hal ini menimbulkan kebingungan bagi setiap K/L/pemda dalam membuat kebijakan dan program pembangunan, seperti halnya program penanggulangan kemiskinan dan program penguatan UMKM, mana data yang benar dan akurat.
Beragamnya data yang ada saat ini menyebabkan sulitnya membangun sistem birokrasi digital yang terintegrasi antar berbagai instansi pemerintah. Disamping itu, pola alih daya (outsourcing) yang menjamur dalam pembuatan berbagai aplikasi dan pemeliharaannya menyebabkan potensi ancaman kedaulatan dan keamanan data, karena rawan kebocoran oleh pihak ketiga, di samping tentu saja ketergantungan yang tinggi kepada pihak ketiga.
Masalah kedua adalah pemanfaatan teknologi yang masih terfragmentasi. Banyak sekali aplikasi yang dibuat K/L/ pemda untuk berbagai macam keperluan penyelenggaraan pemerintahan. Tentu saja ini juga menimbulkan duplikasi dan kesulitan untuk mengintegrasikan penyediaan layanan. Untuk sistem kepegawaian saja, misalnya, saat ini terdapat lebih kurang 27.000 aplikasi dan database kepegawaian yang tersebar di 2.700 ruang server milik pemerintah.
Selain fragmentasi teknologi, persoalan lainnya adalah kesinambungan (sustainability) aplikasi yang rendah karena pembangunannya tidak mengikuti standar teknologi dan pengelolaan yang baik sehingga mengakibatkan aplikasi tersebut menjadi sampah digital dan rawan diretas. Akar masalahnya adalah ketiadaan standar sistem dan proses bisnis manajemen sehingga masing masing K/L/pemda membangun sistem teknologinya berdasarkan pemahaman dan keperluan masing masing.
Pada sisi lainnya, di banyak pemerintahan daerah proses bisnis manajemen internal (seperti kepegawaian, perencanaan, aset, pelayanan publik) masih dilakukan secara manual berdasarkan dokumen fisik dan bersifat rigid.
"SuperApps" birokrasi Indonesia
Lompatan perubahan menuju ke Birokrasi Digital Indonesia harus dipaksakan melalui pembangunan SuperApps yaitu platform digital yang terintegrasi yang menawarkan berbagai macam pelayanan dalam satu aplikasi.
Kita membayangkan berbagai integrasi data, proses bisnis dan teknologi untuk berbagai keperluan pelayanan internal pemerintah maupun pelayanan publik ke masyarakat. Apakah mungkin proses transformasi dari birokrasi yang manual, tradisional dan parsial menuju birokrasi yang terintegrasi berbasis digital dilakukan secara cepat?
Tentu saja hal ini dapat dilakukan. Pertama, karena komitmen yang tinggi dari Presiden Joko Widodo dan Wakil Presiden Ma’ruf Amin sebagaimana telah dinyatakan dalam berbagai kesempatan. Kedua, bahwa teknologi adalah alat paksa perubahan sekaligus enabler dalam proses perubahan itu sendiri.
Tentunya cara berpikir yang harus dikembangkan adalah cara berpikir digital dan dinamis, bukan cara berpikir analog, step by step dan linier.
Dan ketiga, bahwa perkembangan berbagai pelayanan digital di sektor swasta (online shopping) telah menyadarkan dan memberikan bukti kemudahan dan efisiensi yang diperoleh melalui teknologi. Tentunya cara berpikir yang harus dikembangkan adalah cara berpikir digital dan dinamis, bukan cara berpikir analog, step by step dan linier.
Dengan SuperApps birokrasi Indonesia, berbagai proses bisnis pemerintahan dan pelayanan tentunya harus segera ditata ulang. Penataan ulang proses bisnis di dalam instansi dan antar instansi dilakukan dengan berbagai reregulasi dan deregulasi peraturan menyesuaikan dengan kebutuhan pengintegrasian data dan sistem aplikasi berbasis SuperApps tersebut.
Untuk mempercepat proses pembangunan SuperApp birokrasi Indonesia, perlu segera dibangun Pusat Data Nasional untuk menjadi rumah bagi Satu Data Indonesia, membangun infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berbagi pakai, menyiapkan teknologi machine learning dan kecerdasan buatan (artificial intelligence/AI) yang akan dipergunakan untuk bigdata analytics sebagai dasar untuk berbagai kebutuhan pengambilan keputusan dan kebijakan pembangunan.
Dengan SuperApps birokrasi Indonesia, berbagai pelayanan publik bisa dilakukan secara daring (online) terintegrasi dalam satu genggaman, seperti halnya masyarakat pada umumnya berbelanja secara daring melalui berbagai aplikasi yang dapat diunduh dan dipakai setiap waktu melalui telepon seluler.
Heryunanto
Selain akan lebih efisien dan efektif, pelayanan online melalui SuperApps akan mencegah berbagai potensi korupsi yang terjadi selama ini melalui temu tatap muka (face to face meeting) dan berbagai data fisik manual yang dapat hilang atau dimanipulasi. Berbagai aplikasi pelayanan publik dapat ditambahkan secara bertahap dan berkesinambungan di dalam SuperApps yang berbasis teknologi micro services dan multiplatform.
Pada sisi lainnya, pekerjaan-pekerjaan di birokrasi juga akan semakin fleksibel dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja dengan jaminan kualitas yang didasarkan pada sistem terintegrasi dan terstandarisasi. Hal ini sangat mungkin dilakukan, karena pada saat ini jumlah generasi milenial (Y, Z) sudah mencapai 31 persen dan pada tahun 2024 sudah mencapai 42 persen; yaitu generasi yang sangat familiar dan terbiasa berinteraksi dengan teknologi.
Kelemahan birokrasi dalam mempercepat perubahan menuju birokrasi digital, adalah adanya berbagai peraturan dan mandat serta sikap mental (mental block) yang ada di masing masing instansi. Seorang kawan diplomat Korea Selatan yang pernah bertugas di Jakarta dan memberikan bantuan konsultasi terkait pengembangan e-goverment di Indonesia menjelaskan pentingnyan UU Digital Government untuk menghapuskan berbagai kendala regulasi dalam transformasi birokrasi digital.
UU ini menjadi semacam Omnibus Law Digital Governance untuk mengintegrasikan berbagai peraturan sektoral terkait dengan berbagai proses bisnis dan mandat instansi. Selain itu, saat ini juga ada semacam kegamangan siapa lembaga pelaksana yang memiliki kewenangan untuk melakukan transformasi digital birokrasi Indonesia.
Ada beberapa kementerian (seperti Kementerian Komunikasi dan Informatika dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi) yang punya kewenangan pengaturan; tetapi tak memiliki kewenangan pelaksanaan.
Baca juga : Birokrasi Dinilai Semakin Modern
Di beberapa negara ada semacam Badan Pelaksana Transformasi Digital (misalnya di Australia ada Digital Transformation Agency) yang diberikan kewenangan penuh untuk melaksanakan berbagai kebijakan dalam rangka transformasi digital. Sepatutnya dipikirkan apakah badan pelaksana transformasi digital perlu dibentuk di Indonesia atau memberikan kewenangan kepada Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) tertentu yang memiliki kapasitas personel dan kelembagaan untuk melakukan transformasi digital.
Eko Prasojo
Terakhir, tentunya kita tak perlu khawatir, anak-anak bangsa Indonesia memiliki kemampuan penguasaan teknologi IT, robotik, AI dan lainnya yang bisa memberikan manfaat pada bangsa dan negara. Pemerintah hanya perlu membangun ekosistem untuk tumbuh dan berkembangnya inovasi ini. Semoga.
Eko Prasojo, Sekretaris Eksekutif Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional, Wakil Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI 2011-2014
