Terkendala Anggaran, Pelestarian Arsip Pemkot Magelang Tak Optimal

Preservasi atau pelestarian arsip Pemerintah Kota Magelang, Jawa Tengah, tidak bisa dilakukan optimal karena terkendala anggaran. Proses preservasi membutuhkan biaya cukup besar sehingga tidak bisa dilakukan rutin.

KOMPAS/REGINA RUKMORINI

Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang Chomsah Susilaningsih

MAGELANG, KOMPAS — Preservasi atau pelestarian arsip Pemerintah Kota Magelang, Jawa Tengah, tidak bisa dilakukan secara optimal karena terkendala anggaran. Proses preservasi arsip itu membutuhkan biaya cukup besar sehingga tidak bisa dilakukan secara rutin setiap tahun.

Kepala Bidang Penyelanggaraan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang Chomsah Susilaningsih mengatakan, preservasi arsip Pemkot Magelang dilakukan terakhir pada tahun 2019. Setelah itu, belum ada proses preservasi lagi karena keterbatasan anggaran.

”Kami kesulitan mendapatkan anggaran preservasi karena banyak anggaran direalokasi untuk berbagai kebutuhan lain di masa pandemi,” ujar Chomsah di sela-sela peluncuran aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau Srikand, Senin (2/1/2023), di Gedung Arsip Pemkot Magelang.

Hingga tahun 2019, jumlah berkas arsip Pemkot Magelang yang telah dipreservasi sekitar 1.000 berkas arsip. Kegiatan preservasi itu biasanya dilakukan melibatkan pihak ketiga dengan biaya mencapai Rp 35.000 per lembar.

Jumlah lembaran dalam satu berkas arsip bervariasi. Ada satu berkas yang terdiri atas satu lembar, tetapi ada juga yang terdiri atas ribuan lembar.

Baca juga: 59.000 Arsip Audiovisual ANRI Nyaris Rusak

KOMPAS/REGINA RUKMORINI

Lemari-lemari tempat penyimpanan arsip di Gedung Arsip Pemerintah Kota Magelang, Senin (2/1/2023).

Menurut Chomsah, preservasi arsip dilakukan untuk arsip-arsip statis, yaitu arsip yang memuat data permanen yang tidak akan berubah dan sebagian besar di antaranya bernilai sejarah.

Arsip-arsip statis tersebut, antara lain, terdiri dari Surat Keputusan Wali Kota dan peraturan daerah. Sebagian arsip tersebut telah tersimpan di gudang arsip dan sebagian lainnya diserahkan oleh organisasi perangkat daerah.

Baca juga: Bukti Arsip di Tengah Hiruk-pikuk Politik

Selain melakukan preservasi, Chomsah mengatakan, pihaknya juga terus berupaya melakukan digitaliasi berkas arsip statis. Sejak tahun 2018, jumlah berkas arsip yang telah diubah dalam formal digital mencapai sekitar 5.000 berkas. Adapun total jumlah berkas arsip statis milik Pemkot Magelang mencapai 45.000 berkas arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang juga terus memilah arsip-arsip yang ada. Arsip-arsip yang dinilai tidak penting akan dipisahkan untuk dimusnahkan. Rata-rata jumlah arsip yang dimusnahkan mencapai 500 berkas arsip per tahun.

KOMPAS/REGINA RUKMORINI

Boks atau kardus-kardus berisi berkas-berkas arsip dari berbagai organisasi perangkat daerah Pemerintah Kota Magelang tersimpan rapi di gedung arsip Kota Magelang, Senin (2/1/2023).

Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang, Wimarin Catur, mengatakan, dalam proses digitalisasi arsip, pihaknya tidak menemui kendala yang cukup berarti. Namun, karena tidak semua arsip dalam kondisi layak baca, terkadang petugas harus melakukan proses preservasi dulu.

”Kami biasanya melakukan preservasi dengan menempelkan tisu Jepang yang pada lembaran kertas arsip. Setelah dilaminasi, isi lembaran kertas tersebut biasanya terbaca lagi,” kata Wimarin.

Proses preservasi itu biasa dilakukan pada arsip dengan kondisi kertas yang rusak, berlubang, atau robek. Namun, karena banyaknya berkas arsip yang ada, preservasi arsip biasanya dilakukan dengan melibatkan pihak ketiga.

Kami kesulitan mendapatkan anggaran preservasi karena banyak anggaran direalokasi untuk berbagai kebutuhan lain di masa pandemi. (Chomsah Susilaningsih)