Rapat yang Bermasalah

LASTI KURNIA

Ruang rapat tematik di kantor DataOn, di Ciputat, Kota Tangerang Selatan, Banten, Selasa (23/1/2018). Desain ruang rapat mengikuti karakter divisi tempat ruang rapat tersebut dipakai.

Berapa kali dalam seminggu Anda diundang rapat? Berapa kali Anda diundang rapat dalam sehari? Rapat dan rapat sudah jadi kebiasaan sehingga kita bingung memutuskan mana rapat yang penting dan mana rapat yang tidak penting. Rapat yang penting sejak awal sudah jelas tujuannya. Orang berminat untuk bergabung karena ada sesuatu yang ”istimewa” di dalam pertemuan itu.

Efektivitas rapat sebenarnya bisa dipantau dari keluhan karyawan terhadap rapat-rapat yang sering digelar. Kalau saja banyak keluhan, rapat itu bermasalah sejak awal. Kebiasaan lama dalam rapat sepertinya masih terjadi di banyak perusahaan di Indonesia. Rutinitas belaka. Rapat berlama-lama dan malah kerap membuang waktu. Rapat juga terlalu sering, tetapi tidak ada hasil yang maksimal.

Bukan hanya itu, sebuah studi yang dikutip di laman Inc menyebutkan, menghabiskan terlalu banyak waktu di ruang konferensi atau panggilan Zoom dapat merugikan perusahaan. Sebaliknya, mengurangi rapat yang tak perlu dapat menghemat bisnis Anda sekitar 25.000 dollar AS per karyawan per tahun. Untuk tim yang terdiri dari 100 orang, penghematan bisa mencapai 2,5 juta dollar AS setahun.

Baca juga: Produktivitas Kerja Berpotensi Terpengaruh

Kajian itu muncul dari profesor ilmu manajemen organisasi di University of North Carolina di Charlotte yang dijuluki sebagai pakar terkemuka dunia dalam cara memperbaiki rapat, yakni Steven Rogelberg. Penelitian, yang menyurvei 632 karyawan di 20 industri musim panas ini, menemukan bahwa karyawan menghabiskan lebih dari sepertiga waktunya di tempat kerja dalam rapat. Selama seminggu, kalender profesional diisi dengan 17,7 pertemuan, yang berlangsung selama 18 jam. Karyawan berpikir, sepertiga dari rapat ini tidak perlu dan hampir setengah dari pekerja yang disurvei merasa bahwa kalender mereka terlalu berantakan dengan rapat yang tak perlu.

KOMPAS/MADINA NUSRAT

Beberapa karyawan Grab mengadakan pertemuan di ruang rapat berdinding kaca di kantor pusat Grab di Singapura, Rabu (11/7). Ruang rapat dengan konsep terbuka ini berada di tengah-tengah ruang kerja.

Belakangan sejumlah orang telah mengkaji rapat yang efisien dan bisa melibatkan semua. Intinya, sejak undangan tiba di penerima, mereka bisa membaca secara jelas tujuan rapat dan orang terdorong untuk menyumbangkan sesuatu dalam pertemuan.

Tidak mengherankan jika beberapa perusahaan, seperti platform e-dagang Kanada, Shopify, memutuskan menghapus sebagian besar rapat dari jadwal rekan kerja. Penulis buku How to Be a Better Leader, Darcy Robertson, dalam salah satu tulisannya mengatakan, daftar kekesalan dari kehidupan profesional seseorang yang sangat familiar belakangan ini adalah pertemuan yang terlalu panjang, penuh masalah yang ingin dibahas, dan tidak produktif.

Pandemi sebenarnya sudah mendorong pimpinan untuk mencari pendekatan baru dalam mengelola rapat dan mempertimbangkan kembali bagaimana dan di mana orang bekerja paling baik. Di mata Darcy, pertemuan fisik hanya perlu jika melakukan sesuatu yang bakal produktif.

Baca juga: Gangguan Kesehatan Jiwa Pengaruhi Produktivitas

Pasca-Covid-19 pemimpin perusahaan perlu menyadari bahwa mereka harus mengatur pertemuan fisik dengan hati-hati. Jika Anda ingin orang datang dalam rapat, kita harus mampu memberi kejelasan bahwa berada di dalam pertemuan itu dan bersama orang lain adalah untuk menciptakan sesuatu yang istimewa. Jika hal ini tidak muncul, biasanya orang akan mengatakan di akhir pertemuan, ”Saya seharusnya tidak berada di sini.” Mereka tidak akan datang lagi dalam pertemuan berikutnya.

KOMPAS/YUNIADHI AGUNG

Menara, kantor coworking space untuk berbagai strart up anak muda dalam negeri di Jalan Raden Saleh, Jakarta Pusat. Kompas/Yuniadhi Agung (MYE) 01-08-2017 Matra Koming

Mantan Dekan Rotman School of Management in Toronto, Roger Martin, dalam pertemuan dengan Darcy, berpendapat bahwa para pemimpin perlu mengembangkan keterampilan baru, yaitu bagaimana mengurasi pengalaman dalam sebuah pertemuan. Rapat harus memiliki tujuan untuk setiap orang yang diundang ke pertemuan itu. Undangan rapat bukan undangan untuk sekadar mendengarkan, tetapi untuk bekerja. Oleh karena itu, undangan memang untuk orang penting.

Seorang ahli komunikasi bernama Chris Fenning di dalam akun LinkedIn membuat saran soal undangan rapat yang bisa mendorong orang untuk datang ke sebuah pertemuan. Hanya tiga butir poin yang diperlukan di dalam undangan rapat. Anda perlu memberikan konten pengantar yang baik, menentukan tujuan rapat, dan memastikan para undangan tahu mengapa mereka diundang. Tujuan rapat ditulis dengan ringkas dan cukup satu baris agar orang tahu maksud dari rapat. Sasaran rapat berupa satu baris yang menyatakan hasil yang diharapkan dalam pertemuan tersebut.

Latar belakang rapat ditulis dengan memberikan informasi untuk memberikan konteks dan informasi kritis sehingga audiens memiliki orientasi dengan baik saat diajak diskusi. Jika Anda sudah terbiasa dengan pembingkaian dan struktur, Anda dapat menggunakannya untuk membuat konten yang diringkas dengan baik untuk latar belakang. Saat menggunakan struktur di atas, pertahankan kata-kata yang dicetak tebal di undangan, itu mengarahkan pembaca dan membuatnya lebih mudah untuk dipahami.

Apakah saran di atas menyelesaikan masalah? Belum tentu. Lama waktu rapat yang berlebihan kadang juga membuat mereka yang diundang merasa lelah. Mungkin soal ini perlu diselesaikan. Beberapa pertemuan di perusahaan yang berisi anak-anak muda kini mematok rapat paling lama satu jam. Dalam rapat itu harus dihasilkan tiga poin yang penting. Tak lebih dari itu.